Une évaluation des besoins en formation identifie le niveau actuel de compétences, d’aptitudes ou de connaissances d’un individu dans un ou plusieurs domaines et compare ce niveau de compétences à la norme de compétences requises établie pour leur poste ou d’autres postes au sein de l’organisation. La différence entre les compétences actuelles et les compétences requises peut aider à déterminer les besoins en formation. Plutôt que de supposer que tous les employés ont besoin d’une formation ou même de la même formation, la direction peut prendre des décisions éclairées sur les meilleurs moyens de combler les lacunes en matière de compétences parmi les employés individuels, les catégories d’emploi spécifiques ou les groupes/équipes.

Les évaluations peuvent être réalisées à tout moment, mais elles sont souvent effectuées après l’embauche, au cours des évaluations des performances Tours, lorsqu’une amélioration des performances est nécessaire, pour les plans de développement de carrière, pour la planification de la succession ou lorsque des changements dans une organisation impliquent également des changements nécessaires dans les emplois des employés. Il est utile d’effectuer ces évaluations périodiquement pour déterminer les besoins en formation d’une organisation, les connaissances et les compétences des employés, ainsi que l’efficacité du programme de formation.

Étape 1 : Identifier les besoins de l’entreprise

L’évaluation de la formation est une étape importante dans le processus d’élaboration d’un programme de formation.

L’évaluation de la formation est la première étape de tout programme de formation réussi et constitue également un aspect essentiel de la planification de la relève. La réalisation de cette analyse permet à une organisation de concentrer ses efforts sur les domaines de formation nécessaires pour que les employés atteignent avec succès les objectifs de l’organisation, d’utiliser au mieux les fonds consacrés à la formation par l’entreprise et de motiver les employés en contribuant à leur développement de carrière. La personne chargée de l’évaluation des besoins en formation doit comprendre clairement les objectifs et les priorités de l’organisation et du service dans son ensemble, afin de pouvoir évaluer correctement les options de formation et identifier les possibilités de formation qui contribueront le plus au succès global des employés, des unités opérationnelles et de l’organisation dans son ensemble.

Essentiellement, pourquoi l’organisation procède-t-elle à une évaluation des besoins en formation ? Quel est le résultat final que l’employé, le gestionnaire ou l’équipe de direction tente d’atteindre ? La formation contribuera-t-elle à cette réalisation ? Parfois, la formation n’est pas la solution. Il peut y avoir d’autres problèmes organisationnels qui seraient mieux traités par d’autres moyens – par exemple, par l’analyse des emplois, la clarification des objectifs, la réorganisation ou le réalignement d’un service, ou l’engagement des employés.

Étape 2 : Effectuer une analyse des lacunes

La réalisation d’une analyse des lacunes est une étape importante.

L’analyse des écarts consiste à évaluer l’état actuel des performances ou des compétences d’un service ou d’un employé et à le comparer au niveau souhaité. La différence entre l’état actuel et l’état souhaité constitue l’écart. Il existe de nombreuses méthodes différentes pour réaliser une analyse des écarts. La méthode d’identification de l’écart dépend de l’organisation et de la situation. Selon la situation, il peut être utile d’utiliser une ou plusieurs méthodes d’analyse des écarts. Voici quelques outils d’évaluation de l’analyse des écarts :

Les outils d’évaluation de l’analyse des écarts sont les suivants :

• Les dossiers RH peuvent inclure des rapports d’accident et de sécurité, des descriptions de poste, des compétences professionnelles, des entretiens de départ, des évaluations des performances et d’autres dossiers de l’entreprise tels que les dossiers de production, de vente et de coûts. Par exemple, si un département connaît une augmentation spectaculaire des accidents du travail, il serait important d’examiner les rapports d’accident dans le cadre de l’analyse des lacunes avant d’organiser une formation à la sécurité.
• Entretiens individuels. Des entretiens individuels peuvent être menés avec des employés, des superviseurs, des cadres supérieurs et même parfois des clients ou des vendeurs extérieurs. Si une organisation dispense une formation à la sécurité, il est conseillé de s’entretenir avec les employés qui ont non seulement subi les accidents, mais qui en ont également été témoins. En outre, parler aux employés qui n’ont jamais eu d’accidents pourrait être utile pour créer un programme de formation qui inclut une norme de pratiques sûres. Si les accidents concernent des équipements, il peut être utile de s’entretenir avec le fournisseur qui a fabriqué l’équipement ou en a assuré l’entretien. Les informations recueillies peuvent permettre d’identifier les lacunes qu’une organisation doit combler. Une entreprise et ses employés peuvent bénéficier de nouvelles possibilités de formation à la suite de l’évaluation des besoins en formation.
• Groupes de discussion. Contrairement aux entretiens individuels, l’utilisation de groupes de discussion implique d’interroger simultanément un certain nombre d’individus sur les besoins en formation. Les meilleurs résultats sont obtenus avec un service ou un groupe d’employés ayant des besoins de formation similaires. Les participants réfléchissent à tous les besoins de formation auxquels ils peuvent penser et les inscrivent sur un tableau à feuilles mobiles. Ensuite, chaque personne reçoit peut-être cinq points ou notes adhésives (les employeurs doivent fournir le nombre de points ou de notes adhésives qui convient le mieux à l’organisation). Chaque personne place ses points ou ses notes autocollantes sur les idées de formation qu’elle juge les plus importantes. Une personne peut choisir de placer un point sur cinq éléments différents, ou les cinq sur un seul élément de formation.
• Sondages, questionnaires et auto-évaluations. Les enquêtes utilisent généralement un format standardisé et peuvent être réalisées par écrit, par voie électronique ou par téléphone. Selon la situation, il peut être utile de mener des enquêtes auprès des employés et des clients. Lors de l’évaluation des besoins en formation au service à la clientèle, les employeurs doivent demander aux employés ce qui les aiderait à fournir un meilleur service à la clientèle. Les employeurs doivent également recueillir l’avis des clients sur leurs expériences avec les employés.
• Observations. Les sources d’observation comprennent l’observation directe et les commentaires d’un superviseur, les simulations sur le lieu de travail et les échantillons de travail écrits.
• Solution à un problème. Par exemple, un employé a un problème de performance qui a été clairement identifié comme un problème de formation. L’employé bénéficie d’une formation complémentaire en cours d’emploi qui lui permet d’acquérir les compétences nécessaires. En conséquence, l’entreprise dispose d’un employé pleinement compétent qui satisfait également aux normes de performance requises.
• Coût. Le coût de la formation est un facteur significatif qui doit être évalué en termes d’importance. Selon la situation, l’organisation peut être disposée à investir une somme importante dans une formation, mais pas dans les autres, en raison de ses priorités et de ses finances. Voici la formule pour calculer le coût total de la formation:

Nombre d’employés formés x Coût de la formation & Coût total de la formation

Travail en équipe

• Retour sur investissement. – Le retour sur investissement (ROI) est un calcul montrant la valeur des dépenses liées à la formation et au développement. Il peut également être utilisé pour montrer combien de temps il faudra à ces activités pour s’amortir et fournir un retour sur investissement à l’organisation.
• Conformité juridique. Si l’un des besoins de formation de l’analyse des lacunes est exigé par la loi (c’est-à-dire par les lois fédérales, nationales ou sectorielles) ou pour maintenir les licences ou les certifications des employés, ces formations doivent être prioritaires.
• Le temps. Parfois, le temps nécessaire pour renforcer les capacités au sein de l’organisation affectera ses besoins opérationnels, car il peut interférer avec la capacité des employés à accomplir d’autres tâches professionnelles. Dans ce cas, il peut être plus avantageux de recruter les talents à l’extérieur de l’organisation ou d’externaliser la tâche pour combler les lacunes en matière de compétences. Dans d’autres cas, comme la planification de la relève, l’organisation peut se permettre de s’engager à long terme à développer les capacités à l’interne.
• Rester compétitif Peut-être existe-t-il des connaissances/compétence minimales dans un nouveau produit ou service qui affecte négativement les revenus de l’entreprise. L’employeur peut fournir la formation nécessaire à ses employés pour que le nouveau produit ou service génère ou dépasse le chiffre d’affaires souhaité. Dans ce cas, l’entreprise bénéficie de l’augmentation des recettes, ce qui compense le coût de la formation.

Une fois que tous les besoins/options de formation ont été évalués, le professionnel des ressources humaines Tours dispose d’une liste de priorités en matière de formation pour les salariés, les services ou l’organisation dans son ensemble.

Étape 4 : Signaler les besoins en formation et recommander des plans de formation

L’étape suivante consiste à présenter les résultats de l’évaluation des besoins en formation et à formuler des recommandations concernant les plans et les budgets de formation à court et à long terme, en commençant par les priorités les plus importantes de la liste des options de formation. Si l’une des formations est assortie d’un calendrier, par exemple une date limite pour satisfaire aux obligations de formation à des fins de conformité légale, elle doit être budgétisée et programmée en conséquence. Le rapport doit comprendre un résumé de la raison et de la manière dont l’évaluation a été réalisée, les méthodes utilisées et les personnes impliquées, ainsi que les recommandations de formation avec un calendrier général.

Les éléments à prendre en considération pour le rapport et les plans de formation recommandés sont les suivants:

Les plans de formation recommandés sont les suivants

• Quelle formation est déjà proposée et devrait-elle continuer à l’être ?
• La formation sera-t-elle dispensée en interne ou à l’extérieur ?
• Est-il judicieux de faire appel à un formateur pour former plusieurs employés sur le même sujet, plutôt que d’envoyer tout le monde suivre une formation à l’extérieur ?
• L’entreprise dispose-t-elle de l’expertise nécessaire en la matière au sein des RH, du service de formation ou d’un autre service pour dispenser la formation ?
• La formation peut-elle et doit-elle être dispensée en ligne ?
• Quel est le style d’apprentissage des participants ?
• Tous les participants se trouvent-ils en un ou plusieurs lieux, ou sont-ils décentralisés ?